Privacyverklaring

1. Wie wij zijn

Nokap is een dienst van Nokap B.V., ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 42145358, gevestigd op Boylestraat 25c, 6718 XM Ede. Vragen over privacy stuur je naar hello@nokap.nl.

2. Onze twee rollen

Een organisatie die nokap gebruikt, bepaalt wie er meedoet en waarvoor de input dient. Voor de gegevens van haar mensen is de organisatie daarom de verwerkingsverantwoordelijke, en zijn wij de verwerker. Die afspraken staan in de verwerkersovereenkomst.

Voor het klantaccount zelf, zoals het abonnement, de facturen en het contact met de beheerders van een organisatie, zijn wij verwerkingsverantwoordelijke.

3. Hoe inzendingen anoniem blijven

Dit is de kern van nokap, dus we leggen het precies uit.

• Wat je invult, wordt opgeslagen zonder je naam, je account of het tijdstip. Er bestaat geen koppeling tussen jou en je inzending, ook niet voor ons of voor je werkgever.
• Los daarvan leggen we alleen vast dat je aan een ronde hebt meegedaan, niet wat je hebt ingevuld. Zo kan je organisatie zien hoeveel mensen meededen, en krijg je geen herinnering meer.
• Managers en beheerders zien nooit losse inzendingen. Ze zien alleen het ene probleem dat uit alle input van de ronde is gekozen, met de reden waarom.
• Dat gekozen probleem verschijnt pas als er genoeg inzendingen zijn. Het minimumaantal geldt per ronde en wordt door de database afgedwongen.
• Het cijfer dat je geeft voor de reactie van je manager wordt op dezelfde manier anoniem opgeslagen. Iedereen ziet alleen het gemiddelde.

Omdat een inzending niet aan een persoon gekoppeld is, kunnen we die ook niet aan jou terugvinden. Een verzoek om je eigen inzendingen in te zien of te verwijderen kunnen we daarom niet uitvoeren (artikel 11 AVG). Dat is een gevolg van de anonimiteit, geen weigering.

4. Welke gegevens we verwerken

• Account: je e-mailadres, je rol, je organisatie en eventueel je team, en wanneer je voor het laatst inlogde. Nokap werkt zonder wachtwoorden: je logt in met een link per e-mail.
• Organisatie: de naam, en als die is ingevuld de website, sector, grootte en contactpersoon.
• Deelname: per ronde of je hebt meegedaan en hebt beoordeeld, met het moment waarop. Niet wat je invulde of welk cijfer je gaf.
• Inzendingen en cijfers: de tekst, het thema en de urgentie van een inzending, en de cijfers voor reacties. Anoniem, zie hierboven.
• Rondes en reacties: het gekozen probleem, de reactie van de manager en de data van de ronde.
• Auditlog: beheeracties binnen een organisatie, zoals een ronde starten of iemand uitnodigen, met het e-mailadres van wie het deed.
• Abonnement: de status, het aantal gebruikers en de periode. Betaalgegevens zoals kaart- of rekeningnummers verwerkt Stripe. Die komen niet bij ons.
• Techniek: een cookie die je ingelogd houdt, en serverlogs met onder meer IP-adressen om storingen en misbruik op te sporen.

5. Waarvoor en op welke grondslag

• Om de dienst te leveren: inloggen, rondes, uitnodigingen, meldingen en het abonnement. Grondslag: de uitvoering van de overeenkomst met de organisatie.
• Om de dienst veilig te houden, zoals de auditlog en de serverlogs. Grondslag: ons gerechtvaardigd belang en dat van de organisatie.
• Om facturen te bewaren. Grondslag: de wettelijke bewaarplicht.

We gebruiken je gegevens niet voor reclame, verkopen ze niet en maken geen profielen van personen.

6. AI

Nokap gebruikt een AI-model van Anthropic op drie plekken: om de vragen te stellen terwijl je input geeft, om uit alle inzendingen van een ronde één probleem te kiezen, en om bij de registratie het organisatieprofiel voor te vullen vanuit de openbare website. Daarbij gaan alleen de antwoorden en inzendingen, of de inhoud van de website, naar het model. Accountgegevens zoals namen en e-mailadressen sturen we niet mee. Anthropic gebruikt deze gegevens volgens zijn zakelijke voorwaarden niet om zijn modellen te trainen.

7. Hoe lang we gegevens bewaren

• Zolang de organisatie nokap gebruikt, bewaren we de gegevens die nodig zijn om de rondes en de scorecard te tonen.
• Een uitnodiging is 14 dagen geldig. Een inloglink 1 uur.
• Verwijdert iemand zijn account, dan verwijderen we het account, de lidmaatschappen en de deelname direct. Anonieme inzendingen blijven bestaan, omdat ze niet aan die persoon gekoppeld zijn.
• Verwijdert de eigenaar de organisatie, dan verwijderen we de organisatie met alle rondes, inzendingen, reacties en de auditlog, en de accounts die nergens anders lid van zijn.
• Heeft een organisatie 3 maanden geen abonnement meer, of is de proefperiode 3 maanden voorbij zonder abonnement, dan verwijderen we de organisatie op dezelfde manier. De eigenaar en de beheerders krijgen daar 14 dagen vooraf een mail over.
• Facturen bewaren we 7 jaar, zoals de wet vraagt.
• Uit back-ups verdwijnen verwijderde gegevens binnen 7 dagen.

8. Met wie we gegevens delen

Alleen met de partijen die nodig zijn om nokap te laten werken. Welke dat zijn, waarvoor en waar, staat op de pagina subverwerkers. De database staat in Frankfurt. Waar een partij buiten de Europese Economische Ruimte zit, gebeurt de doorgifte op basis van de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.

9. Cookies

Nokap plaatst alleen cookies die nodig zijn om je ingelogd te houden. Geen cookies voor statistieken, reclame of tracking. Daarom vragen we ook geen toestemming.

10. Beveiliging

Alle verbindingen zijn versleuteld. Gegevens staan in de EU. Elke organisatie ziet alleen haar eigen gegevens, en dat wordt per rij in de database afgedwongen. Losse inzendingen zijn via de app voor niemand leesbaar. Beheerders kunnen tweestapsverificatie aanzetten.

11. Je rechten

Je hebt recht op inzage, correctie, verwijdering, beperking, bezwaar en overdraagbaarheid van je gegevens. Beheerders kunnen hun gegevens zelf downloaden en hun account verwijderen onder Instellingen. Teamleden kunnen dat via de beheerder van hun organisatie, of door te mailen naar hello@nokap.nl. Gaat het om gegevens die we voor een organisatie verwerken, dan stemmen we je verzoek met die organisatie af. We reageren binnen een maand.

Ben je het niet eens met hoe we met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

12. Wijzigingen

Verandert deze verklaring op een punt dat ertoe doet, dan laten we dat de beheerders van elke organisatie vooraf weten. De datum bovenaan geeft de laatste versie aan.